Das im März 2024 verkündete deutsche Wachstumschancengesetz, das am 1. Januar 2025 in Kraft tritt, legt in Artikel 23 fest, dass die „elektronische Rechnung“ (kurz E-Rechnung) der verbindliche Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland ist.
Bislang konnten elektronische Rechnungen lediglich von Unternehmen genutzt werden, die selbst mit dieser Technik arbeiten, sowie von vielen Behörden, die durch europäische Richtlinien zur Nutzung dieser neuen Technik verpflichtet wurden. Ab Januar 2025 gilt: Alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland, die mit anderen Unternehmen im Inland Geschäfte machen, müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro zu akzeptieren und zu verarbeiten. Ein Unternehmen ist verpflichtet, auf Wunsch des Kunden oder Lieferanten eine E-Rechnung auszustellen. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und Selbstständige, beispielsweise Gastronomen oder Händler.
Im Gegensatz zur klassischen Papier- oder PDF-Rechnung erfolgt das gesamte Handling von der Ausstellung bis zur Archivierung digital. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, muss die E-Rechnung bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu gehört vor allem, dass sie in einem genormten Format vorliegen muss. Beispiele für solche Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung.
Unternehmen, die bislang PDFs oder Papier nutzen, müssen ihre Prozesse anpassen. Die Pflicht zur Ausstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen gilt für Gewerbetreibende und Selbstständige spätestens ab 2028, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bereits ab 2027. Erlaubt sind dann nur noch Rechnungsdateien mit strukturierten Daten. Ausgenommen sind lediglich Tickets, steuerfreie Umsätze oder Rechnungen an oder von Privatpersonen.
Gesetzlichen Grundlagen
Die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E‑Rechnung in Deutschland sind:
- die EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften
- das Steuervereinfachungsgesetz 2011
- die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
- das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
- die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht
1. Januar 2025
Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Bis zum 31.12.2026 können nicht-elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin akzeptiert werden.
1. Januar 2027
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € besteht die Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig, sofern der Jahresumsatz geringer als 800.000 € ist.
1. Januar 2028
Diese Pflicht gilt für alle Steuerzahler, einschließlich Freiberufler und kleiner Unternehmen. Bitte beachten Sie, dass nicht-elektronische Rechnungen nicht mehr akzeptiert werden können.
Wir möchten Sie gerne darauf hinweisen, wie wichtig es ist, die entsprechenden Fristen zu kennen. Leider drohen bei Verstößen gegen diese Vorgaben Bußgelder oder betriebliche Einschränkungen. Deshalb ist es uns ein großes Anliegen, Sie rechtzeitig darauf vorzubereiten, um negative Folgen für Sie und Ihr Unternehmen zu vermeiden.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und nicht solche, die an Privatkunden gestellt werden. Darüber hinaus sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. im Gesundheits- und Sozialbereich) von der Pflicht bisher ausgenommen.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es?
XRechnung
XRechnung ist der Standard, der von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verlangt wird und der den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Der Standard ist maschinenlesbar und besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten (keine menschlich lesbare Komponente). Die Übermittlung erfolgt über definierte Kanäle, wie beispielsweise das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE), an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Seit 2020 ist dieses Format bereits Pflicht für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verbindet maschinenlesbare XML-Daten mit einer handelsüblichen PDF/A-Datei. Dies ist von Vorteil, da die Rechnung sowohl elektronisch weiterverarbeitet als auch als PDF wie bisher gelesen, gespeichert oder ausgedruckt werden kann. Die maschinenlesbaren XML-Daten sind im PDF eingebettet. Diese Variante hat jedoch auch einen Nachteil. Technisch ist es kein Problem, dass der XML-Teil und der PDF-Teil unterschiedliche Inhalte haben können. Rechtlich bindend ist daher nur der maschinenlesbare XML-Teil der Rechnung, unabhängig davon, was im PDF-Teil steht.
Factur-X / EN 16931
Wie bei ZUGFeRD handelt es sich um eine PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Es handelt sich um einen europäischen Standard, der auf der EU-Norm EN 16931 basiert. Er stellt eine Weiterentwicklung von ZUGFeRD dar und zielt auf die Gewährleistung der europäischen Interoperabilität ab. Factur-X ist technisch sehr ähnlich zu ZUGFeRD. Es ist standardisiert für EU-weite Anforderungen und EU-weit anerkannt und kompatibel.
Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | Factur-X / EN 16931 |
---|---|---|---|
Format | Reines XML | PDF/A mit XML | PDF/A mit XML |
Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Mensch + Maschine | Mensch + Maschine |
Anwendungsbereich | Deutschland | Deutschland (privat & öff.) | EU-weit |
Norm | EN 16931 | EN 16931-kompatibel | EN 16931-konform |
Flexibilität | Weniger flexibel | Flexibler durch PDF | Flexibler durch PDF |
Anhänge/Rechnungserklärende Dokumente | Möglich | Möglich | Möglich |
Das Wichtigste für Sie zusammengefasst
Die E-Rechnungspflicht betrifft mittlerweile nicht nur große Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder Unternehmen im B2B-Bereich zusammenarbeiten. Die Wahl des richtigen Formats, sei es XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X, hängt von den Anforderungen des Auftraggebers ab. Mit den richtigen Tools lässt sich der Prozess der E-Rechnungserstellung und -versendung jedoch problemlos in den Arbeitsalltag integrieren. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über die Anforderungen informieren und eine geeignete Softwarelösung wählen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
Als Rechnungsaussteller sind Sie gesetzlich verpflichtet, falsche Rechnungen auf Anfrage zu korrigieren. Dies umfasst auch die Korrektur Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen sowie weiterer relevanter Angaben.
Als Rechnungsempfänger dürfen Sie keine Vorsteuer geltend machen, wenn Rechnungen falsch sind. Bei E-Rechnungen ist besondere Sorgfalt geboten, da Sie sich nicht auf die Visualisierung verlassen dürfen. Rechtlich bindend sind die Informationen im maschinenlesbaren Teil der E-Rechnungen.
Die Entscheidung für ein geeignetes Buchhaltungstool und Rechnungsprozesse ist eine lohnenswerte und zukunftsweisende Investition. Sie hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, und optimiert und digitalisiert insbesondere Ihre internen Prozesse – auch unabhängig von der Gesetzeslage.
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