Fragen und Antworten

Allgemeine Fragen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Sie ersetzt die traditionelle Papier- oder PDF-Rechnung und bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienz, Kosteneinsparungen und Umweltfreundlichkeit.

Warum wird die E-Rechnung ab 2025 zur Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist eine gesetzliche Anforderung, die darauf abzielt, die Digitalisierung und Effizienz in der Rechnungsstellung zu fördern. Sie soll den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Transparenz erhöhen.

Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnungen?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen, schnellere Bearbeitungszeiten, reduzierte Fehlerquoten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit.

Technische Fragen

Welche technischen Anforderungen müssen für die Einführung von E-Rechnungen erfüllt werden?

Die Einführung von E-Rechnungen erfordert die Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dazu gehören die Nutzung standardisierter Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sowie die Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sollten Sie sich an die geltenden Standards und Richtlinien halten. Unser Expertenteam kann Sie dabei unterstützen, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und die Konformität zu gewährleisten.

Implementierungsfragen

Wie lange dauert die Umstellung auf E-Rechnungen?

Die Dauer der Umstellung auf E-Rechnungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe Ihres Unternehmens, die Komplexität Ihrer bestehenden Systeme und der Umfang der erforderlichen Anpassungen. Unser Team kann Ihnen eine individuelle Einschätzung geben und einen maßgeschneiderten Implementierungsplan erstellen.

Welche Schritte sind für die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen notwendig?

Die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen umfasst mehrere Schritte, darunter die Analyse der bestehenden Prozesse, die Auswahl geeigneter Softwarelösungen, die Schulung der Mitarbeiter und die Durchführung von Tests. Unser Beratungsteam unterstützt Sie in jeder Phase des Projekts.

Sicherheit und Datenschutz

Wie wird die Sicherheit und der Datenschutz bei E-Rechnungen gewährleistet?

Die Sicherheit und der Datenschutz bei E-Rechnungen werden durch verschiedene Maßnahmen gewährleistet, darunter die Verschlüsselung von Daten, die Nutzung sicherer Übertragungsprotokolle und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Unser Team sorgt dafür, dass alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen vor Manipulationen geschützt sind?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen vor Manipulationen geschützt sind, sollten Sie auf bewährte Sicherheitsstandards und -technologien setzen. Dazu gehören digitale Signaturen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Support und Schulung

Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung von E-Rechnungen an?

Ja, wir bieten umfassende Schulungen für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind. Unsere Schulungen umfassen sowohl technische als auch praktische Aspekte der E-Rechnungsstellung.

Welchen Support bieten Sie nach der Implementierung von E-Rechnungen?

Nach der Implementierung von E-Rechnungen bieten wir kontinuierlichen Support und Wartungsdienste an, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme reibungslos funktionieren. Unser Support-Team steht Ihnen bei allen Fragen und Problemen zur Verfügung.

Bieten Sie langfristigen Support und Wartung für die Integrationslösungen an?

Ja, wir bieten kontinuierlichen Support und Wartungsdienste, um sicherzustellen, dass Ihre Integrationslösungen reibungslos funktionieren und auf dem neuesten Stand bleiben.

Integration mit Legacy-Systemen

Können E-Rechnungen in unsere bestehenden Legacy-Systeme integriert werden?

Ja, wir bieten Lösungen an, die eine nahtlose Integration von E-Rechnungen in Ihre bestehenden Legacy-Systeme ermöglichen. Dabei berücksichtigen wir die spezifischen Anforderungen und Einschränkungen Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur.

Welche Herausforderungen können bei der Integration von E-Rechnungen in Legacy-Systeme auftreten?

Herausforderungen können die Kompatibilität mit älteren Datenformaten, die Anpassung von Schnittstellen und die Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit umfassen. Unser Expertenteam hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern.

Wie gehen wir mit veralteten Datenformaten in unseren Legacy-Systemen um?

Wir entwickeln maßgeschneiderte Lösungen, um veraltete Datenformate in moderne, standardisierte Formate zu konvertieren, die für E-Rechnungen geeignet sind.

Integration mit Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen)

Wie können E-Rechnungen in unser bestehendes ERP-System integriert werden?

Wir bieten Schnittstellen und Integrationslösungen an, die eine nahtlose Einbindung von E-Rechnungen in Ihr ERP-System ermöglichen. Dabei berücksichtigen wir die spezifischen Anforderungen und Workflows Ihres Unternehmens.

Welche ERP-Systeme unterstützen Sie?

Wir unterstützen eine Vielzahl von ERP-Systemen, darunter SAP, Microsoft Dynamics, Oracle und viele andere. Unser Team passt die Integrationslösung an Ihr spezifisches ERP-System an.

Wie stellen wir sicher, dass die Datenintegrität und -sicherheit gewahrt bleiben?

Wir implementieren robuste Sicherheitsmaßnahmen und Datenvalidierungsprozesse, um die Integrität und Sicherheit Ihrer Daten während der Integration und Verarbeitung von E-Rechnungen zu gewährleisten.

Technische und Prozessfragen

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Integration erfüllt sein?

Die technischen Voraussetzungen umfassen die Verfügbarkeit von Schnittstellen (APIs), die Unterstützung standardisierter Datenformate (z.B. XML, JSON) und die Sicherstellung der Systemkompatibilität.

Wie wird der Übergang von papierbasierten zu elektronischen Rechnungen in unseren bestehenden Prozessen gestaltet?

Wir analysieren Ihre aktuellen Prozesse und entwickeln einen maßgeschneiderten Übergangsplan, der die schrittweise Einführung von E-Rechnungen und die Anpassung Ihrer Workflows umfasst.

Können wir weiterhin papierbasierte Rechnungen parallel zu E-Rechnungen nutzen?

Ja, wir bieten Hybridlösungen an, die es Ihnen ermöglichen, sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungen parallel zu nutzen, bis der vollständige Übergang abgeschlossen ist.

Allgemeine Fragen zu Standards

Was sind UN/CEFACT und UN/EDIFACT?

UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) ist eine Organisation der Vereinten Nationen, die Standards für den elektronischen Geschäftsverkehr entwickelt. UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der von UN/CEFACT entwickelt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD?

X-Rechnung und ZUGFeRD sind beides Standards für elektronische Rechnungen. X-Rechnung ist ein europäischer Standard, der auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. ZUGFeRD ist ein deutscher Standard, der ebenfalls auf der EN 16931 basiert, aber zusätzlich eine PDF-Darstellung der Rechnung enthält und die Rechnung als XML im PDF einbettet.

Was ist Factur-X?

Factur-X ist ein französisch-deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der auf den gleichen Grundlagen wie ZUGFeRD basiert. Er kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten.

Spezifische Fragen zu X-Rechnung und ZUGFeRD

Welche Vorteile bietet die Nutzung von X-Rechnung?

Die Nutzung von X-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, die Vereinfachung des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen sowie die Reduzierung von Fehlern und manuellen Eingaben.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Rechnungen ZUGFeRD-konform sind?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform sind, müssen Sie die spezifischen Anforderungen des Standards erfüllen, einschließlich der Verwendung der richtigen XML-Struktur und der Einbettung einer lesbaren PDF-Datei. Unser Expertenteam unterstützt Sie bei der Umsetzung dieser Anforderungen.

Können wir sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD nutzen?

Ja, es ist möglich, sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD zu nutzen. Beide Standards basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind daher kompatibel. Wir helfen Ihnen bei der Implementierung einer Lösung, die beide Standards unterstützt.

Fragen zu Factur-X

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Factur-X und anderen E-Rechnungsstandards?

Factur-X kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten, ähnlich wie ZUGFeRD. Der Hauptunterschied zu anderen Standards wie X-Rechnung liegt in der spezifischen Implementierung und den regionalen Anforderungen.

Wie unterstützen Sie uns bei der Umstellung auf Factur-X?

Wir bieten umfassende Beratungs- und Implementierungsdienste an, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den Factur-X-Standard erfüllen. Dazu gehören die Analyse Ihrer aktuellen Prozesse, die Auswahl der richtigen Technologie und die Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Technische Fragen

Welche technischen Anforderungen müssen für die Implementierung von UN/EDIFACT erfüllt werden?

Die technischen Anforderungen für die Implementierung von UN/EDIFACT umfassen die Unterstützung des EDIFACT-Datenformats, die Integration in Ihre bestehenden Systeme und die Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit.

Wie wird die Datenintegrität bei der Nutzung von E-Rechnungsstandards sichergestellt?

Die Datenintegrität wird durch die Verwendung standardisierter Datenformate, robuste Validierungsprozesse und sichere Übertragungsprotokolle gewährleistet. Unser Expertenteam implementiert diese Maßnahmen, um die Integrität Ihrer E-Rechnungsdaten zu sichern.

Rechtliche und Compliance-Fragen

Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der Nutzung von E-Rechnungsstandards beachtet werden?

Die rechtlichen Anforderungen umfassen die Einhaltung von Steuer- und Handelsrecht, Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und spezifische Vorgaben für die elektronische Signatur und Archivierung. Wir beraten Sie umfassend zu allen rechtlichen Aspekten.

Wie stellen wir sicher, dass unsere E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?

Unser Expertenteam unterstützt Sie bei der Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der richtigen Formatierung, der elektronischen Signatur und der sicheren Archivierung Ihrer E-Rechnungen.

Probleme und Risiken

Ich habe eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten, die aus einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei besteht. Welche der beiden Dateien ist im Falle einer Abweichung ausschlaggebend?

Im Falle einer Abweichung zwischen dem PDF und der XML-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das XML-Dokument ausschlaggebend. Die XML-Datei enthält die strukturierten Daten, die für die automatisierte Verarbeitung verwendet werden, aber das PDF wird für die manuelle Prüfung und Archivierung verwendet.

PDF und XML weichen voneinander ab, aber das PDF spiegelt die von mir gekaufte Leistung wider, das XML enthält jedoch einen zu niedrigen Betrag?

Wenn das PDF-Dokument die tatsächlich erbrachte Leistung korrekt wiedergibt, während die XML-Datei einen zu niedrigen Betrag enthält, sollten Sie sich an den Rechnungsaussteller wenden, um eine Korrektur der XML-Daten zu veranlassen. Das PDF-Dokument ist in diesem Fall maßgeblich, da es die vertraglich vereinbarte Leistung und den entsprechenden Betrag darstellt.

In der XML Rechnung ist im PDF meine Firmenadresse korrekt angegeben, aber in der XML Datei fehlt sowohl meine UStID und außerdem ist dort der Umsatzsteuerbetrag fehlerhaft? Kann ich das PDF verwenden, muss ich eine Rechnungskorrektur vom Aussteller anfordern oder kann ich selber in meiner Buchhaltung die Rechnung korrekt verbuchen?

Wenn die XML-Datei fehlerhafte oder unvollständige Informationen enthält, wie eine fehlende UStID oder einen falschen Umsatzsteuerbetrag, sollten Sie eine Rechnungskorrektur vom Aussteller anfordern. Das PDF-Dokument kann für die manuelle Prüfung verwendet werden, aber für die automatisierte Verarbeitung und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist eine korrekte XML-Datei erforderlich. Eine Selbstkorrektur in der Buchhaltung ist nicht empfehlenswert, da dies zu rechtlichen Problemen führen kann.

Ich habe von meinem Lieferanten eine Rechnungskorrektur angefordert, aber keine Antwort erhalten? Kann der Aussteller das Ausstellen einer Korrekturrechnung verweigern oder beliebig hinauszögern?

Der Aussteller einer Rechnung kann das Ausstellen einer Korrekturrechnung nicht ohne weiteres verweigern oder beliebig hinauszögern. Als Empfänger haben Sie das Recht, eine korrekte Rechnung zu erhalten. Wenn der Aussteller nicht reagiert, können Sie rechtliche Schritte einleiten, um die Korrekturrechnung einzufordern. Es ist wichtig, dass die Rechnung korrekt ist, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und die ordnungsgemäße Buchhaltung zu gewährleisten.

Ich bin Soll-Versteuerer. In welchen Umsatzsteuerzeitraum muss ich für die USt-Voranmeldung meine Umsätze buchen? Ist das Rechnungsdatum ausschlagebend wenn in der Rechnung kein Leistungszeitraum angegeben ist, aber auf dem PDF schon?

Als Soll-Versteuerer müssen Sie Ihre Umsätze in dem Umsatzsteuerzeitraum buchen, in dem die Leistung erbracht wurde. Wenn in der Rechnung kein Leistungszeitraum angegeben ist, aber das Rechnungsdatum auf dem PDF vorhanden ist, ist das Rechnungsdatum maßgeblich für die Zuordnung des Umsatzsteuerzeitraums. Das Rechnungsdatum wird in diesem Fall als Leistungszeitpunkt angenommen, sofern keine abweichenden Informationen vorliegen.

Unter welchen Voraussetzungen verliere ich bei einer Rechnung die Vorsteuerabzugsmöglichkeit und wann verstoße ich gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD)?

Sie verlieren die Vorsteuerabzugsmöglichkeit, wenn die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, z.B. wenn wesentliche Angaben fehlen oder fehlerhaft sind. Ein Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) liegt vor, wenn Rechnungen nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und aufbewahrt werden. Dies kann zu steuerlichen Nachteilen und möglichen Nachzahlungen führen.

Muss ich bei einer Hybrid-Rechnung wie ZUGFeRD sowohl das PDF, als auch die XML Datei aufheben?

Ja, bei einer Hybrid-Rechnung wie ZUGFeRD müssen Sie sowohl das PDF als auch die XML-Datei aufbewahren. Beide Dateien sind Bestandteile der vollständigen Rechnung und müssen für steuerliche und rechtliche Zwecke archiviert werden. Das PDF dient der visuellen Prüfung und Archivierung, während die XML-Datei die strukturierten Daten für die automatisierte Verarbeitung enthält.

Bei einer E-Rechnung, die als Hybrid-Rechnung vorliegt, ist eine Stundenaufstellung meines Dienstleisters im PDF eingebettet, aber nicht in der XML-Datei der E-Rechnung. Wie verfahre ich in diesem Fall?

In diesem Fall müssen Sie sich nicht an Ihren Dienstleister wenden. Im Rahmen der Einführung der E-Rechnung wurde nicht explizit festgelegt, dass die Anhänge in den XML-Dateien selbst enthalten sein müssen. Zitat des BMF-Schreiben vom 15.10.2024:

“Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Dateien können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden.”
Folglich ist leider nicht geregelt in welcher digitalen Form die Attachments genau vorzuliegen haben und weiterhin bleibt es Aufgabe des Rechnungsaustellers eine kurze aber hinreichende Darstellung seiner Leistungen direkt in der Rechnung zu hinterlegen.

Attachments sind wohl sowohl im PDF als auch innerhalb der XML-Datei (als BASE64) möglich. Welche Attachments sind vorzuziehen?

Attachments können sowohl im PDF als auch innerhalb der XML-Datei (als BASE64) enthalten sein. Es ist jedoch vorzuziehen, die Attachments im PDF zu verwenden, da dies die visuelle Prüfung und Archivierung erleichtert. Die XML-Datei sollte die strukturierten Daten enthalten, während das PDF für die visuelle Darstellung und Archivierung genutzt wird.

Was ist der Bezahl-QR-Code, der auf manchen Rechnungen aufgedruckt ist?

Der Bezahl-QR-Code auf Rechnungen (auch EPC / European-Payment-Code) enthält nur die für eine Überweisung relevanten Zahlungsinformationen. Er ermöglicht eine schnelle und einfache Bezahlung, indem der Code mit einer Banking-App gescannt wird. Dies erspart das manuelle Eingeben der Zahlungsdaten und erleichtert den Zahlungsprozess erheblich.

Dankeschön!

Sehr gerne!